Guida - Sistema Gestione Attestati

Introduzione

Benvenuto nel Sistema Gestione Attestati AI, una piattaforma intelligente per la gestione degli attestati di formazione sulla sicurezza sul lavoro e dei giudizi di idoneità sanitaria.

Cosa puoi fare con questa app:

Caricare attestati di formazione (PDF o immagini) e farli riconoscere automaticamente dall'AI
Caricare giudizi di idoneità sanitaria (PDF o immagini) e farli elaborare dall'AI
Monitorare le scadenze di attestati e giudizi
Esportare report in formato Word
Gestire più aziende (per consulenti)

Ruoli Utente

Admin Azienda

Responsabile della gestione completa della propria azienda.

Carica e gestisce attestati e giudizi di idoneita
Gestisce l'anagrafica lavoratori
Esporta report in formato Word
Monitora lo scadenziario
Modifica le impostazioni della propria azienda

Consulente

Professionista esterno che gestisce piu aziende clienti.

Gestisce piu aziende clienti da un unico account
Crea ed elimina aziende entro i limiti del piano
Passa da un'azienda all'altra tramite il selettore azienda
Stessi poteri di un Admin Azienda su ciascuna azienda gestita
Visualizza la lista aziende con stato e statistiche

Operatore

Utente con accesso in sola lettura ai dati dell'azienda.

Visualizza attestati, giudizi, scadenziario e report
Non puo caricare nuovi attestati o giudizi
Non puo modificare o eliminare dati
Non puo accedere alle impostazioni azienda

Tabella Riassuntiva Permessi

Funzionalita	Admin Azienda	Consulente	Operatore
Visualizzare attestati e giudizi
Caricare attestati e giudizi
Modificare / eliminare dati
Esportare report
Gestire piu aziende
Creare / eliminare aziende clienti

Configurazioni: Mono vs Multi

Mono-Azienda

Pensata per l'azienda singola che gestisce i propri dati in autonomia.

Una sola azienda nel sistema
Gestione diretta dei propri lavoratori
Ruoli disponibili: Admin Azienda, Operatore

Multi-Azienda

Pensata per studi di consulenza che gestiscono piu aziende clienti.

Piu aziende gestite da un unico account
Selettore rapido per passare da un'azienda all'altra
Limiti configurabili (numero aziende, storage)
Ruolo Consulente con gestione centralizzata

Accesso al Sistema

Come effettuare il login

Vai alla pagina di login
Inserisci la tua email e password
Clicca su "Accedi"

Password dimenticata?

Clicca su "Password dimenticata?" nella pagina di login. Riceverai un'email con le istruzioni per reimpostarla.

Requisiti Password

Minimo 8 caratteri
Almeno una lettera maiuscola
Almeno una lettera minuscola
Almeno un numero
Almeno un carattere speciale (!@#$%^&*)

Dashboard

La dashboard ti mostra una panoramica completa della situazione attestati e giudizi di idoneità.

Statistiche visualizzate

Totale Attestati

Numero complessivo di attestati caricati

Scaduti

Attestati con data di scadenza superata

In Scadenza (90gg)

Attestati che scadranno entro 90 giorni

Da Verificare

Attestati con bassa confidenza AI da controllare

Non Conformi

Lavoratori privi di formazione obbligatoria (Generale e/o Specifica)

Suggerimento

Controlla regolarmente gli attestati "In Scadenza" per programmare i rinnovi formativi in tempo.

Formazione Obbligatoria

Cliccando sulla card rossa "Non Conformi" si accede al tab dedicato con l'elenco dei lavoratori che non hanno completato la formazione obbligatoria prevista dal D.Lgs. 81/2008.

Caricamento Attestati

Come caricare gli attestati

Clicca sul pulsante "Carica Attestati" nella dashboard
Seleziona i file degli attestati dal tuo computer (PDF o immagini)
Puoi selezionare più file contemporaneamente
Attendi l'elaborazione AI
Il sistema analizzerà automaticamente i documenti
Verifica i dati estratti
Controlla che nome, cognome, tipo corso e date siano corretti

Formati supportati

PDF JPG/JPEG PNG GIF WebP

Riconoscimento AI

L'intelligenza artificiale estrae automaticamente: nome lavoratore, codice fiscale, tipo di corso, data del corso, data di scadenza ed ente formatore.

Importante

Se il punteggio di confidenza è inferiore all'80%, l'attestato verrà segnalato come "Da Verificare". Controlla e correggi manualmente i dati se necessario.

Inserimento Manuale Lavoratore

Se l'AI non riesce a identificare il nome del lavoratore (ad esempio per scrittura a mano illeggibile), apparirà un pulsante "Inserisci dati" invece di un errore.

Cliccando sul pulsante si aprirà un modal dove potrai:

Inserire manualmente Nome e Cognome del lavoratore
Aggiungere il Codice Fiscale (opzionale)
Visualizzare i dati già estratti dall'AI (tipo corso, data, ente formatore)

Dopo aver inserito i dati, clicca "Salva Attestato" per completare il caricamento.

Rilevamento Duplicati

Il sistema rileva automaticamente i duplicati su due livelli:

Duplicato file

Se lo stesso identico file e gia stato caricato (controllo MD5), viene bloccato prima dell'analisi AI, risparmiando tempo e costi

Duplicato logico

Se un attestato con lo stesso lavoratore, tipo corso e data esiste gia (anche da file diverso), viene segnalato

Nell'upload massivo i duplicati sono contati separatamente con card arancioni nel riepilogo.

Gestione Attestati

Visualizzazione e Filtri

Nella tab "Attestati" puoi visualizzare tutti gli attestati caricati con diversi filtri:

Tutti

Visualizza tutti gli attestati

Scaduti

Solo attestati scaduti

In Scadenza

Scadenza entro 90 giorni

Modifica Attestato

Per modificare un attestato:

Clicca sull'icona nella riga dell'attestato
Modifica i campi necessari nel popup
Clicca "Salva" per confermare le modifiche

Validazione Attestato

Dopo aver verificato che i dati siano corretti, puoi validare l'attestato cliccando sul pulsante . Gli attestati validati non appariranno più nella sezione "Da Verificare".

Stati degli Attestati

Valido - Attestato in corso di validità

In Scadenza - Scade entro 90 giorni

Scaduto - Data di scadenza superata

Scadenziario

Lo Scadenziario fornisce una vista organizzata per lavoratore di tutti gli attestati e delle relative scadenze. Permette di monitorare facilmente lo stato formativo di ogni dipendente.

Filtro per Lavoratore

Puoi filtrare lo scadenziario per visualizzare solo i lavoratori di tuo interesse usando il sistema di tag/chip:

Come aggiungere un filtro:

Digita il nome, cognome o codice fiscale nel campo di ricerca
Premi Invio per aggiungere il filtro
Il filtro apparira come un tag colorato
Puoi aggiungere piu filtri per visualizzare piu lavoratori contemporaneamente

Come rimuovere i filtri:

Clicca la X su un tag per rimuovere quel singolo filtro
Clicca il pulsante "Pulisci" per rimuovere tutti i filtri e vedere tutti i lavoratori

Nota: Quando sono attivi piu filtri, vengono mostrati tutti i lavoratori che corrispondono ad almeno uno dei criteri inseriti.

Informazioni Visualizzate

Per ogni lavoratore vengono mostrati:

Nome e Cognome del lavoratore
Codice Fiscale
Tabella con tutti gli attestati: corso, data corso, scadenza, giorni rimanenti, stato

Stati degli Attestati

VALIDO Attestato in corso di validita

IN SCADENZA Scade entro 90 giorni

SCADUTO Data di scadenza superata

PERMANENTE Attestato senza scadenza

Badge Formazione Obbligatoria

Sotto il nome di ogni lavoratore che non ha completato la formazione obbligatoria appare un badge rosso con il dettaglio di cosa manca (Formazione Generale e/o Specifica).

Report dallo Scadenziario

Quando hai dei filtri attivi, puoi scaricare un report Word contenente solo i lavoratori filtrati cliccando il pulsante "Scarica Report".

Non Conformi

Il tab Non Conformi mostra tutti i lavoratori che non hanno completato la formazione obbligatoria prevista dal D.Lgs. 81/2008. Ogni lavoratore attivo deve avere almeno:

Formazione Generale

Almeno 1 attestato FORM_GEN (4 ore, vale per sempre)

Formazione Specifica

Almeno 1 attestato FORM_SPEC (Basso 4h / Medio 8h / Alto 12h)

Filtri disponibili

Tutti Manca Generale Manca Specifica Manca Entrambe

Tutti: mostra tutti i non conformi con tutti i badge mancanza
Manca Generale: mostra chi non ha la Generale (incluso chi manca di entrambe), con solo il badge "Formazione Generale"
Manca Specifica: mostra chi non ha la Specifica (incluso chi manca di entrambe), con solo il badge "Formazione Specifica"
Manca Entrambe: mostra solo chi manca di entrambe, con entrambi i badge

Nota: Il sistema distingue tra "mai formato" (nessun attestato del tipo) e "scaduto" (attestato presente ma scaduto). In entrambi i casi il lavoratore risulta non conforme.

Archivio

L'Archivio raccoglie attestati e giudizi di idoneita che non sono piu attivi ma che vengono conservati per storicizzazione.

Archiviazione automatica

Dopo 18 mesi dalla scadenza

Attestati scaduti da oltre 18 mesi vengono archiviati automaticamente

Sostituzione

Quando carichi un aggiornamento, l'attestato scaduto precedente viene archiviato automaticamente con motivo "Sostituito"

Archiviazione manuale

Puoi archiviare manualmente un attestato scaduto dalla tabella attestati, scegliendo il motivo:

Superamento 18 mesi - attestato troppo vecchio per essere rilevante
Sostituito - rimpiazzato da un aggiornamento
Altro - con nota personalizzata

Ripristino

Dall'archivio puoi ripristinare un attestato o giudizio con il pulsante dedicato. L'elemento tornera visibile nelle liste attive.

I giudizi di idoneita archiviati sono contrassegnati con un'etichetta [Giudizio] viola per distinguerli dagli attestati.

Ex Dipendenti

Il tab Ex Dipendenti permette di gestire i lavoratori usciti dall'organico senza perdere la loro documentazione formativa.

Come segnare un dipendente come "fuori organico"

Nello Scadenziario, clicca il pulsante "Fuori Organico" accanto al lavoratore
Seleziona il motivo: Dimissioni, Licenziamento, Fine Contratto, Trasferimento o Altro
La data di uscita viene impostata automaticamente a oggi
Il lavoratore scompare dallo Scadenziario e appare nel tab Ex Dipendenti

Reintegro

Dal tab Ex Dipendenti puoi reintegrare un lavoratore cliccando il pulsante apposito. Il lavoratore tornera visibile nello Scadenziario con tutti i suoi attestati.

Gli ex dipendenti e i relativi attestati non vengono eliminati: restano nel sistema e sono consultabili in qualsiasi momento dal tab dedicato.

Giudizi di Idoneità

I giudizi di idoneità sanitaria sono documenti rilasciati dal Medico Competente che attestano l'idoneità del lavoratore alla mansione specifica.

Come caricare i giudizi

Vai alla tab "Giudizi di Idoneità"
Clicca su "Carica Giudizi"
Seleziona i file dei giudizi
Attendi l'elaborazione AI che estrarrà automaticamente i dati

Formati supportati

PDF JPG/JPEG PNG

Riconoscimento AI

Come per gli attestati, l'intelligenza artificiale analizza automaticamente i giudizi di idoneità ed estrae tutti i dati rilevanti. In caso di riconoscimento incerto, potrai correggere manualmente.

Dati estratti automaticamente dall'AI

Nome e cognome del lavoratore
Codice fiscale
Data della visita
Data di scadenza
Esito del giudizio (idoneo, idoneo con prescrizioni, ecc.)
Mansione
Eventuali prescrizioni o limitazioni

Tipi di Esito

Idoneo - Nessuna limitazione
Idoneo con prescrizioni - Idoneo ma con alcune limitazioni
Idoneo con limitazioni - Limitazioni specifiche da rispettare
Temporaneamente non idoneo - Non idoneo per un periodo limitato
Non idoneo - Non può svolgere la mansione

Verifica Dati

Se il punteggio di confidenza è basso, verifica e correggi manualmente i dati estratti. In caso di nome illeggibile, potrai inserire manualmente i dati del lavoratore.

Report ed Export

Puoi esportare i dati in formato Word per creare report professionali.

Report disponibili

Elenco Dipendenti con Attestati

Lista completa di tutti i dipendenti con i relativi attestati di formazione.

Attestati Scaduti e In Scadenza

Report focalizzato sugli attestati che richiedono attenzione immediata.

Report Filtrato da Scadenziario

Esporta in Word solo i lavoratori selezionati tramite i filtri nello scadenziario. Usa i tag/chip per filtrare, poi clicca "Scarica Report".

Download ZIP Completo

Scarica tutti i file originali (attestati e giudizi) organizzati per lavoratore in cartelle Cognome_Nome/Attestati/ e Cognome_Nome/Giudizi/, con tutti i 5 report Word inclusi nella radice dello ZIP. Disponibile anche in versione filtrata dallo Scadenziario.

Come esportare

Vai al tab Report
Seleziona il tipo di report desiderato
Il file Word verra scaricato automaticamente
Per lo ZIP: clicca "Scarica Tutto" oppure "Scarica Filtrato" (se hai filtri attivi nello Scadenziario)

Report Mensile Automatico

Ogni primo del mese alle ore 8:00 viene inviata automaticamente una email con il riepilogo statistiche della tua azienda e un report Word allegato con il dettaglio di tutti i dipendenti, attestati e giudizi di idoneita con il relativo stato di scadenza. L'email viene inviata all'indirizzo dell'azienda e a tutti gli utenti admin.

Impostazioni

Nella sezione Impostazioni puoi visualizzare le statistiche della tua azienda e gestire il tuo piano.

Statistiche & Piano

Lavoratori Registrati

Numero di lavoratori in anagrafica

Attestati Caricati

Totale attestati nel sistema

Storage Utilizzato

Spazio su cloud occupato

Limite Storage

Ogni azienda ha un limite di 500 MB di storage per i file caricati. Quando lo storage raggiunge il limite, non sarà possibile caricare nuovi attestati o giudizi. Un avviso arancione appare quando si supera l'80% (400 MB).

Pannello Admin

Questa sezione e disponibile solo per gli amministratori del sistema.

Gestione Aziende

Dal pannello admin puoi:

Creare nuove aziende
Modificare i dati delle aziende
Attivare/disattivare aziende
Visualizzare statistiche per azienda

Gestione Utenti

Creare nuovi utenti
Modificare ruoli e permessi
Reimpostare password
Disattivare utenti

Selettore Azienda

Gli utenti con ruolo Consulente o amministratore possono visualizzare i dati di altre aziende:

Seleziona l'azienda dal menu a tendina in alto
La dashboard mostrera i dati dell'azienda selezionata
Un banner arancione indica quale azienda stai visualizzando
Per tornare alla tua azienda, deseleziona dal menu o clicca "Esci dalla vista"

Domande Frequenti (FAQ)

L'AI ha riconosciuto male un attestato, cosa faccio?

Puoi modificare manualmente i dati cliccando sull'icona di modifica. Il sistema apprende dalle tue correzioni per migliorare il riconoscimento futuro.

L'AI non riesce a leggere il nome del lavoratore, cosa faccio?

Se il nome è scritto a mano o illeggibile, apparirà un pulsante giallo "Inserisci dati". Cliccalo per aprire un modal dove potrai inserire manualmente nome, cognome e codice fiscale. I dati già estratti dall'AI (tipo corso, data, ente) verranno mantenuti.

Posso caricare più attestati contemporaneamente?

Sì, puoi selezionare più file contemporaneamente durante l'upload. Sono supportati sia PDF che immagini (JPG, PNG, GIF, WebP). Il sistema li elaborerà tutti in sequenza.

Come funziona il calcolo delle scadenze?

Il sistema calcola automaticamente la data di scadenza basandosi sul tipo di corso e la data di emissione dell'attestato. Ogni tipo di corso ha una validità specifica definita dalla normativa (es. 5 anni per formazione generale, 3 anni per antincendio, ecc.).

Cosa significa "Confidenza" nell'attestato?

La confidenza indica quanto l'AI è sicura dei dati estratti. Un valore alto (>80%) indica un riconoscimento affidabile. Valori più bassi richiedono una verifica manuale.

Posso eliminare un attestato caricato per errore?

Sì, puoi eliminare un attestato cliccando sull'icona del cestino. Ti verrà chiesta conferma prima dell'eliminazione definitiva.

I miei dati sono al sicuro?

Si, tutti i dati sono protetti con crittografia e ogni azienda puo vedere solo i propri dati (multi-tenancy). Le password sono hashate con algoritmi sicuri.

Ho caricato lo stesso attestato due volte, cosa succede?

Il sistema rileva automaticamente i duplicati: se carichi lo stesso file verra bloccato prima dell'analisi AI. Se carichi un file diverso ma con stesso lavoratore, corso e data, verra segnalato come duplicato logico. I duplicati appaiono con card arancioni nel riepilogo dell'upload.

Cosa succede quando carico un aggiornamento di un corso gia presente?

Se il vecchio attestato dello stesso corso e gia scaduto, viene archiviato automaticamente con motivo "Sostituito". Lo troverai nel tab Archivio. Attestati ancora validi o in scadenza non vengono toccati.

Un dipendente e uscito dall'azienda, cosa faccio?

Nello Scadenziario, clicca "Fuori Organico" accanto al lavoratore e seleziona il motivo. Il lavoratore scompare dallo Scadenziario ma i suoi attestati restano nel sistema, consultabili dal tab "Ex Dipendenti". Puoi reintegrarlo in qualsiasi momento.

Cosa significa "Non Conforme"?

Un lavoratore e "Non Conforme" quando manca la formazione obbligatoria prevista dal D.Lgs. 81/2008: Formazione Generale (4 ore) e/o Formazione Specifica (4, 8 o 12 ore in base al rischio). Controlla il tab "Non Conformi" per i dettagli.

Ricevo il report mensile automatico?

Si, il primo di ogni mese alle ore 8:00 viene inviata automaticamente una email con il riepilogo della situazione formativa e un report Word allegato con il dettaglio di tutti i dipendenti. L'email arriva all'indirizzo dell'azienda e a tutti gli utenti admin.